Самая важная часть внедрения - правильный алгоритм. Для одной аптеки подойдет один алгоритм, для другой - другой. Две похожие аптеки, могут отличаться по используемой технике, или даже некоторыми отличиями в бизнес-процессах. Поэтому требуется выбрать наиболее подходящий вариант для каждой конкретной аптеки. Понимая важность этой части внедрения программы в аптеке, мы предлагаем примерный план выполнения работ:
Изучение объекта
Обсуждаем при личной встрече или по телефону работу аптеки, в том числе движение товара от поступления до отпуска и внутреннее движением по аптеке или сети аптек. Уточняем возможность выгрузки текущих остатков (если есть), и техническую часть (компьютерная техника, кассовое оборудование, локальная сеть и интернет). При необходимости даем рекомендации по замене, покупке оборудования и инфраструктуры аптеки.
Внедрение центральной аптеки\офиса.
Производим установку серверной части и клиентских рабочих мест в центральной аптеке. Настраивается структура организации, ценообразование, округление, производится загрузка имеющихся остатков. Загрузка остатков производится при наличии файла остатков с предыдущей программы, с привязкой товара к справочнику "М-Аптека+", что значительно быстрее, чем ввод остатков вручную. В таком случае, загружаются все данные о товаре(при наличии их в файле) такие как: серия, сок годности, сертификат, закупочная цена, розничная цена, заводской штрихкод. В большинстве случаев, имеется возможность использовать старые штрихкоды для начала работы с "М-Аптека+", без переоклейки товара новыми.
Донастройка "М-Аптека+"
Более тонкая настройка программы касается маркетинговых акций, дисконтных и скидочных систем, категории аптек и товаров. Настройка оборудования на рабочих местах заведующего аптекой. менеджера, первостольника, с подключением и настройкой кассового оборудования.
Обучение сотрудников аптеки
Обучение персонала является важнейшей частью внедрения. На этом этапе происходит знакомство сотрудников с программой, и понимание её работы. Первостольники проходят полное обучение своим функциям в программе. Зачастую, обучение ограничивается основными функциями, так как некоторые функции, такие как возврат товара, бывают крайне редко, и такие функции просто показываются сотруднику, что бы он знал об их существовании. Так же, оставляем разработанные инструкции для сотрудников. Если возникает вопрос, сотрудник может обратиться к нам за помощью, например забыл как делать тот же возврат, или что то не получается, такое довольно часто случается, когда аптека новая, и после обучения она не сразу начинает работать, и кассир успевает или что-то подзабыть,или просто в первое время чувствует неуверенность в своих действиях. Заведующая аптеки проходит обучение основным функциям, необходимым для запуска и начала работы аптеки. К таким функциям относиться приход товара, его расценка и печать необходимых документов, этикеток и ценников. Зачастую, после начала работы аптеки, заведующий аптекой уже на автомате выполняет основные функции, и начинает понимать что именно и в каком виде ему необходимо из отчетов и аналитики. Через какое-то время, в программе появляется информация о движении товара(приход/расход), а значит появляется возможность формирования автоматического расчета потребности для заказа товара. Получается, что обучение растягивается, но с другой стороны, сотрудник не забивает себе голову сразу кучей функций, которые не нужны на данный момент, да еще и при открытии аптеки(или переходе с другой программы), что добавляет стресс, или волнение, а значит она оттачивает и запоминает до автоматизма функции по мере необходимости. Это положительно влияет на первое знакомство с программой, а так же на запоминание необходимых функций.
Расширение сети аптек
Имея готовую конфигурацию основной аптеки, мы переходим к остальным аптекам сети. Единый справочник, а так же возможность сбора всех данных в центральной аптеке/складе/офисе, позволяют сети аптек работать как сеть, а не как разрозненные аптеки, что дает массу преимуществ. После завершения внедрения, наши специалисты окажут помощь сотрудникам аптеки по вопросам работы с программой. Подробнее про сопровождение программы "М-Аптека+"